AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ - İnternet Sitesi Kullanım Sözleşmesi ve
Gizlilik Prensipleri (K.V.K.K.)
Değerli müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, paydaşlarımız,
çalışanlarımız, ziyaretçilerimiz;
İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ. olarak, veri güvenliğine büyük
önem vermekteyiz. Kurumumuz Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
çalışmalarını ISO 27001 standardını temel alarak yürütmektedir.
Bilgi Güvenliği Politikamızı müşterilerimiz, çalışanlarımız, iş
ortaklarımız, tedarikçilerimiz, ziyaretçilerimiz ve toplumla
buradan paylaşmış bulunmaktayız.
İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ. Olarak Hangi Alanlarda İş
Yapıyoruz?
Belge ve bilginin yönetimi ile ilgili olarak karşılaşabilecek
tüm sorunlarda, kurumlara özel çözümler sunan firmamız; fiziki
arşiv düzenleme, dijital arşivleme, doküman tarama, envanter
çıkarma, dosya tasnif planları ve yönetmelikler hazırlama, kitap
kataloglama, kütüphane ile ilgili tüm teknik hizmetler ve arşiv
kütüphane sarf malzemelerinin teminini sağlamaktadır. Tüm arşiv
faaliyetlerinin eksiksiz olarak yönetilebildiği ve kurumların
ihtiyaçlarına özel olarak geliştirilen arşiv yazılımımız
ARŞİVCİM; Kütüphane Yönetim Otomasyonumuz PAPİRÜS, İmaj İşleme
Yazılımımız İMKA DRS ve E-Ekspertiz yazılımlarımız ile de belge
ve bilginin elektronik ortamda profesyonelce yönetimini
sağlanmaktayız. Şirketimiz; Dünya’nın en hızlı Endüstriyel
Tarayıcısının üreticisi Primagest Co. ile imzaladığı anlaşma ile
de, IMAGE VALUE tarayıcıların Türkiye Distribütörlüğünü,
Ortadoğu, Afrika ve Avrupa yetkili satıcılığını yürütmektedir.
Bu iş ve işlemler sırasında bazı kişisel verilere
ulaşabiliyoruz. Sır saklama yükümlüğümüz gereği bu verilerinizi
toplamıyor, kaydetmiyor ve işlemiyoruz. Tüm çalışanlarımız bilgi
güvenliği, kişisel veri güvenliği konusunda eğitim almışlardır.
Çalışanlarımız iş sırasında, sonrasında görülen kişisel
verilerin gizliliği konusunda bilgilendirilmişlerdir. İMKA BİLGİ
İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON HİZMETLERİ
SAN. TİC. LTD. ŞTİ olarak kişisel veri güvenliği konusunda
Kişisel Veri Güvenliği Yönetim Sistemi kurmuş bulunuyoruz.
Kişisel veri güvenliğine ve bilgi güvenliğine büyük önem
veriyoruz. Anayasamızca da güvence altına alınmış olan özel
hayatın gizliliğine büyük önem veriyoruz. İMKA BİLGİ İŞLEM
DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON HİZMETLERİ SAN.
TİC. LTD. ŞTİ. olarak kişisel verilerin işlenmesinde başta özel
hayatın gizliliği olmak üzere ilgili kişilerin temel hak ve
özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve
tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları
düzenleyen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)
hakkında sizleri bu aydınlatma metni ile detaylı olarak
bilgilendirmek istiyoruz.
Kişisel veri: Bu kanun kapsamında kişisel veriler “kimliği
belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü
bilgi” olarak; işleme ise “kişisel verilerin tamamen veya kısmen
otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası
olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi,
kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi,
yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması,
elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da
kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde
gerçekleştirilen her türlü işlem” olarak tanımlanmaktadır. Özel
nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi
düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları,
kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı,
cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili
verileri ile biyometrik ve genetik verileri gibi bilgilerdir.
Kişisel verilerin işlenmesi: “Kişisel verilerin tamamen veya
kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin
parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi,
kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi,
yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması,
elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da
kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde
gerçekleştirilen her türlü işlemi” şeklinde ifade edilmektedir.
Açık Rıza: Kişisel veriler ile ilgili “belirli bir konuya
ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan
rıza” şeklinde tanımlanmıştır. Veri Sorumlusu olarak kanun
kapsamında yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla sizleri
bilgilendirmek ve açık rızanızı almak isteyebiliriz. KVKK:
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. İlgili Kişi: Kanunda
kapsamında yalnızca gerçek kişilerin verileri korunmaktadır. Bu
nedenle, Kanunda kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade
etmek için “ilgili kişi” ifadesi kullanılmıştır. Korunması
gereken kişi, düzenlemenin tanımlar kısmında açıkça belirtildiği
üzere “gerçek kişi”dir.
Aydınlatma Metninin Amacı ve İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV
KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ . Veri
Sorumlusu Olarak Konumumuz Nedir?
İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ.; hizmet verdiği yurt içi ve yurt
dışı müşterilerine, çalışanlarına, tedarikçilerine,
paydaşlarına, ziyaretçilerine ve kurumla bağlantısı olan diğer
kişilere, kişisel verilerin korunması kapsamında 6698 sayılı
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 10. maddesindeki
aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla bu metni
hazırlamış bulunuyoruz. İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV
KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ,
Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma metni
yürürlükteki mevzuatta yapılabilecek değişiklikler çerçevesinde
güncellenecektir.
İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ. Yasalar çerçevesinde amaçla
kısıtlı olmak üzere, hizmetlerimiz sırasında ulaşmış olduğumuz
kişisel verileri toplamıyor, işlemiyoruz. Bu verilere ancak
çalışanlarımız iş yapabilmek amacıyla kısıtlı olmak üzere bazı
kişisel verileri görebilmektedir. Bu iş ve işlemler sırasında
bazı kişisel verilere ulaşabiliyoruz. Sır saklama yükümlüğümüz
gereği bu verilerinizi toplamıyor, kaydetmiyor ve işlemiyoruz.
İş yapmak, hizmet sunmak amacıyla iş ile ilgili kısıtlı olarak
erişilen bilgilerle ilgili herhangi bir işlem yapmamaktayız.
Şirketimizi ziyaretiniz veya iş ilişkisi içinde elde elmiş
olduğumuz bazı kişisel verileriniz şunlardır: kimlik
bilgileriniz, adresiniz, telefon numaranız, vergi numaranız, web
sitemizi ziyaretiniz esnasında alınan çerez bilgileri dijital
ortamlar üzerinde işlenebilmektedir. Kişisel verileriniz Türkiye
Cumhuriyeti yasaları çerçevesinde kamu hizmetleri kapsamında
yetkili adli ve idari makamlarla, bize hizmet veren kurumların
bizim için iş yapabilmelerini sağlamak amacıyla amaçla kısıtlı
olmak üzere bazı kişisel verileriniz aktarılabilmektedir. Başka
herhangi bir amaç ve iş için kişisel verileriniz
aktarılmamaktır.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kişisel Verilerin
İşlenme Şartlarını ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın
kişisel verilerinin işlenmesini mümkün kılan şartlar
sıralanmıştır;
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda
bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin
kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün
korunması için zorunlu olması.
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya
ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel
verilerin işlenmesinin gerekli olması.
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi
için zorunlu olması.
d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri
işlemenin zorunlu olması.
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek
kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri
işlenmesinin zorunlu olması.
İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ Tarafından Kişisel Verileriniz
Hangi Amaçlarla Kullanılmaktadır?
1. Kurumumuzu ziyaretiniz sırasında iş sağlığı ve güvenliğinin
sağlanabilmesi,
2. İnternet sayfamız/mobil uygulamalarımız üzerinden sitemizi,
uygulamalarımızı kullananlar “çerez politikası” gereği IP adresi
ve benzeri bilgilerin toplanması,
3. Kurumumuzla iş amaçlı bağı bulunanların kişilerin iletişim
amacıyla adres ve iletişimi gerçekleştirilmesi,
4. İş akitlerimizin, sözleşmelerin koşulları, güncel durumu ve
güncellemeler ile ilgili müşterilerimiz ile iletişime geçmek,
gerekli bilgilendirmelerin yapılabilmesi,
5. Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat
gereği kamu görevlilerine bilgi verebilmesi,
6. Müşterilerimizden, ziyaretçilerimizden, tedarikçilerimizden
gelen bilişim sektörü işlerimiz, hizmetlerimiz ile ilgili
şikâyet ve önerilerin değerlendirebilmesi, sorunların çözülmesi,
7. İş başvurularınızın ve staj başvurularınızın
değerlendirebilmesi,
8. İş birliği, ortak iş yapılması, tedarik ve taşeronluk iş ve
işlemleri sırasında kullanılması,
9. Sözleşmelerle ilgili yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki
mevzuattan doğan haklarımızı kullanılması,
10. Dolandırıcılık ve diğer yasa dışı faaliyetlerin önüne
geçilmesi,
11. Çalışanların iş sağlığı ve güvenliği kapsamında elde edilen
sağlık bilgisi sonuçları sadece iş sağlığı ve güvenliği
kapsamında yasalara uygun olarak veri toplanması,
12. Şirketimiz içinde güvenlik kameraları marifetiyle kamera
görüntüleri kamu güvenliği ve iş güvenliğinin sağlayabilmesi
için işlenmektedir.
İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ.’de müşterilerimize,
çalışanlarımıza, paydaşlarımıza, tedarikçilerimize ait kişisel
verilerin üçüncü kişiler ile paylaşımı ilgili kişilerin izni
çerçevesinde aydınlatma yükümlülüğü ve açık rıza alınarak
gerçekleşmekte ve kural olarak çalışanlarımızın,
müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, paydaşlarımızın onayı
olmaksızın kişisel verileriniz üçüncü kişilere
aktarılmamaktadır.
Kişisel veriler veya bazı özel nitelikli kişisel veriler iş
amaçlı, yasal yükümlülüklerimiz nedeniyle ve bunlarla sınırlı
olmak üzere, kurumumuz adına yürüten yüklenicilerle, sosyal
güvenlik kurumları ile, yasal soruşturma ve kovuşturmalar için
kolluk kuvvetleri ve mahkemeler ve diğer yetkili kamu kurumları
ile kısıtlı olarak kişisel verileriniz paylaşılmakta ve bazı
hallerde yasal çerçeve içinde bazı verileriniz aktarılmaktadır.
Üçüncü kişilere veri aktarımı sırasında hak ihlallerini önlemek
için gerekli teknik, idari, teknolojik, sistemsel ve hukuki
önlemler alınmaktadır.
Kişisel veriler, matbu ortamlar, elektronik ortamlar,
yazılımlar, CD, DVD, USB, fotokopi, yazıcı, video, fotoğraf
makinası, telefon, tablet, web sayfası gibi ortamlar üzerinden
kısmen veya tamamen otomatik olarak ya da herhangi bir kayıt
sisteminin parçası olarak kişisel veri toplanmaktadır. Bu
kişisel veriler İş Kanunu gereği, İş Sağlığı ve Güvenliği
mevzuatı gereği, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların
Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele
Edilmesi Hakkında Kanun gereği, Türk Ticaret Kanunu gereği, Türk
Borçlar Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
gibi ilgili diğer mevzuat gereği toplanmaktadır. Kişisel
verileriniz, bir sözleşmenin ifası için, kanunlarda öngörülmesi
halinde; bir hukuki yükümlülüğün yerin getirilmesi amacıyla,
veri sorumlusunun meşru menfaati gereği veya farklı yasal hukuki
sebeplerle toplanmakta ve işlenmektedir.
Veri Sorumlusu İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE
DOKÜMANTASYON HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ Olarak;
1. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
2. Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
3. Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun
güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik
ve idari tedbirleri almak zorundadır.
4. Veri sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir
gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi hâlinde, birinci
fıkrada belirtilen tedbirlerin alınması hususunda bu kişilerle
birlikte müştereken sorumludur.
5. Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun
hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri
yapmak veya yaptırmak zorundadır.
6. Veri sorumluları ile veri işleyen kişiler, öğrendikleri
kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına
açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük
görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.
7. İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları
tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en
kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir. Kurul, gerekmesi
hâlinde bu durumu, kendi internet sitesinde ya da uygun göreceği
başka bir yöntemle ilan edebilir.
6698 sayılı kanunun 11. maddesi uyarınca veri sahipleri:
1. Kendileri ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini
öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun
kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı
üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde
bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin
kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini
isteme,
6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş
olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan
kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok
edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel
verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla
analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun
ortaya çıkmasına itiraz etme ve kişisel verilerin kanuna aykırı
olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın
giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamıyla İlgili
Olmak Üzere İlgili Kişi ile İletişim Nasıl Sağlanır?
Söz konusu hakların kullanımına ilişkin talepler, kişisel veri
sahipleri, ilgili kişiler tarafından
https://www.imkaarsiv.com./kvkk adresinde yer alan 6698 sayılı
Kanun Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunmasına
ilişkin mevzuatta belirtilen yöntemlerle iletilebilecektir. İMKA
BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ., ilgili kişilerin söz konusu
taleplerini değerlendirerek 30 gün içerisinde
sonuçlandıracaktır. İlgili kişi olarak 6698 sayılı kanun ile
ilgili taleplerinizi, Aydınlatma Yükümlülüğü sayfamızdan
gerçekleştirebilirsiniz.
Kanun kapsamında kişisel veri kullanımıyla ilgili olmak üzere
her türlü soru ve görüşleriniz için Aydınlatma Yükümlülüğü
sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz. Yukarıda yaptığımız
açıklamalarla, sizleri bilgilendirmiş ve Aydınlatma
Yükümlüğümüzü yerine getirmiş bulunuyoruz. Kişisel verilerinizin
silinmesini, güncellenmesini, anonimleştirilmesini, yok
edilmesini veya kişisel verinizle ilgili başka yasal
talepleriniz için Aydınlatma Yükümlülüğü sayfamızdan bize
taleplerinizi iletebilirsiniz. İlgili kişi olarak 6698 sayılı
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak yasal süreler
içinde sizlere cevap verilecektir.
Başvuru Yapacağınız Veri Sorumlusunun Kimliği ve Açık Adresi
İMKA BİLGİ İŞLEM DANIŞMANLIK ARŞİV KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
HİZMETLERİ SAN. TİC. LTD. ŞTİ
Sahrayıcedid Mh. Tepe Sk. No: 3/A 34734 Kadıköy – İSTANBUL /
TÜRKİYE
imkabilgiislemdanismanlik@hs06.kep.tr